materi kearsipan kelas x SMK

A. Arsip

1. Pengertian Arsip

a.Arsip,pengertiannya dapat di lihat dari 2(dua) segi, yaitu:
*Segi Bahasa
   secara etimalogi istilah arsip berasal dari bahasa yunani "Arche" yang berarti "permulaan",kemudian dari kata menjadi "Arche" berkembang menjadi kata "Ta Archia" yang berarti catatan, selanjutnya berubah menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung Pemerintahan" , dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi "Archivium".

*Pendapat Para Ahli
 >Menurut arsiparis Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin(1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding voor haet Ordane en Beschrijven van archiven di terbitkan tahun 1898 yang kemudian di terjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis Amerika(Arthur H. Leavitt) dengan judul Manula For Arrangement and Description of archives (1940).

>Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan dalam sebagai dokumen yang di susun atau di gunakan selama tansaksi administrasi dan eksekutif (pemerintah atau swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian di pelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

b. DOKUMEN
   Dokumen meurut bahasa inggris adalah "Documentation" dan menurut bahasa lain "Documentum".  Banyak pengertian dokumen diantaranya dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang di maksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, biasanya dokumen di tulis di kertas dan informasinya di tulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik (seperti printer).

c. PUSTAKA
  Menurut W.J.S Poerwadarminta dalam kamus Umum  Bahasa Indonesia yang di maksud dengan pustaka adalah kitab,buku,kitab primbon, tempat persediaan buku-buku untuk di baca, kumpulan buku-buku (bacaan dsb).

d. WARKAT
  pengertian  Warkat di bedakan menjadi 2(dua):
1) pengertian secara sempit
menurut Kampus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), warkat dapat berarti surat atau isi surat.

2) pengertian secara luas
warkat adalah setiap informasi tertulis,tercetak, atau bergambar (surat-surat, catatan-catatan,perhitungan-perhitungan,grafis-grafis,gambar-gambar) yang masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi.

B. FUNGSI ARSIP
  Adapun fungsi yang dapat di lihat dari sistem penahanan kearsipan setiap organisasi, yaitu :
*Aktifitas kantor/organisasi akanberjalan dengan lancar
*Dapat di jadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
*Dapat di jadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
*Dapat di jadikan bahan dokumentasi
*Dapat menghemat waktu,tenaga dan biaya
*Sebagai alat pengingat
*Sebagai alat penyimpana warkat
*Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan
*Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

C. SYARAT PETUGAS ARSIP
  Tenaga yang di butuhkan dalam mengelola dan mengurus arsip  adalah tenaga yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan yang baik, seorang tenaga kearsipanharus memiliki syarat sbb:
*Berpendidikan sekolah menegah dan memiliki kecerdasan normal
*Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
*Memiliki kecermatan
*Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada rincian-rincian yang kecil
*Memiliki sifat kerapian dalam bekerja
*Memiliki sifat pertimbangan yang baik

D. RANGKUMAN
   Dalam kehidupan sehari-hari di kenal istilah arsip, dokumen,pustaka, dan warkat.
istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda-beda tetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu meberikan informasi untuk kepentingan pelaksanaan perbaikan kerja di kemudian hari.

  Dalam pengelolaannya dibutuhkan seseorang yang mengerti tentang arsip pengelola itu di sebut arsiparis karena arsip yang di kelolanya itu akan di simpan berdasarkan sistem yang di terapkan dan menurut asas-asas yang telah di sepakati oleh pihak pimpinan organisasi/instansi baik pemerintah maupun swasta yang mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.